Som kund erhåller du en kontaktperson för att säkerställa kvalitén och leveransen. Med en personlig förvaltare får man med tiden en bättre förståelse för hur ni som kund önskar få er leverans och förvaltaren kan anpassa sig efter just er. Ni som kund ska alltid veta vem ni ska kontakta. Det är er personliga förvaltare som huvudsakligen utför arbetet i tjänsten.
Förvaltaren skriver en form av dagbok, där varje ärende redogörs löpande. Denna dagbok innehåller mer information kring er som kund och går under namnet förvaltarrapport. Som kund får ni dessa rapporter inför era styrelsemöten. Förvaltaren föredrar förvaltarrapporten på era styrelsemöten och sammanfattar senaste tidens arbete och projekt.
Alla föreningar har olika antal styrelsemöten under åren, under denna rubrik reglerar ni som kund lämpligt många antal besök från just er förvaltare.
Skadereglering
Denna del i avtalet är extra omtyckt av våra kunder. Vid skador går förvaltaren in och hanterar skadan, upphandlar erforderliga utredningar, kontaktar försäkringsbolagen och reglerar vem som ansvara för vilka delar.
Här har vi av erfarenhet sett att många styrelse ersätter alldeles för mycket eller reglerar skador på felaktigt vis. Genom att låta förvaltaren ta hand om detta blir alla medlemmar behandlade på lika vis och enligt dem regelverk som föreligger.
Avtalsöversyn för sidoleverantör
Som fastighetsägare och representant är det inte alltid lätt att hålla koll på alla dem avtal som finns och betjänar fastigheten. Förvaltaren sammanställer här alla avtal och tydliggör löptider.
Bevakning av myndighetsbesiktningar
Som styrelseledamot eller fastighetsägare har man ett ansvar att fastighetsägaransvaret följs, det finns flertalet lagar och regler som måste följas. Förvaltaren hjälper till att säkerställa vad just ni måste följa och sammanställer dessa i en lista. Regler ändras hela tiden och denna lista uppdateras löpande. Ett exempel på myndighetskrav är OVK – Obligatorisk Ventilation Kontroll, som ska göras med jämna mellanrum beroende på ventilationssystem.
Beställa erforderliga arbeten för fastighetsägarens ansvar och myndighetsbesiktningar
När sammanställningen är klar kan förvaltaren sen säkerställa att ni följer dem regelverk som berör just er, detta görs genom att upphandla berörda delar inom det intervall som föreligger.
Upphandla försörjningsmedia
Förvaltaren upphandlar försörjningsmedia som erfordras för förvaltningsobjektet. Försörjningsmedia är exempelvis el, vatten, fjärrvärme.
Erhålla insyn i samtliga avtal för förvaltningsobjektet
För att optimera fastighetsförvaltningen måste förvaltaren erhålla full insyn i de avtal som betjänar föreningen. Detta görs normalt genom att signera delegationen och överända erforderliga avtal till förvaltaren.
Omförhandla avtal för förvaltningsobjektet
Förvaltaren förhandlar avtal åt er för att säkerställa bra pris och avtalsinnehåll.
Ingå erforderliga avtal för förvaltningsobjektet
Förvaltaren har rätt att åt er teckna och ingå avtal, detta för att säkerställa att berörda delar av fastighetsägaransvaret följs. Storlek regleras i delegation.
Upphandling av felavhjälpande underhåll
Felavhjälpande underhåll eller tillika akut underhåll behövs ofta snabbt åtgärdas, här jobbar förvaltaren effektivt för att förhindra längre driftstopp och minska skadeomfattningen. Exempelvis kan det vara en pump som försörjer fastigheten med värme som plötsligt valt att stanna. Förvaltaren kan visa objektet under arbetstider då normalt styrelsemedlemmar är på egna arbeten.
Projektledning och uppföljning av felavhjälpande underhåll
Förvaltaren hanterar ärenden enligt rubrik från start till slut. Skulle dock ärendet bli av större karaktär vilket kräver en större upphandling och tidsåtgång kommer ärendet behöva lämnas till projektledare efter samråd med föreningen.